5 عامل هدررفت زمان در محل کار که باعث افت کارایی‌تان میشوند
جدیدترین یادداشت برایان تریسی
مترجم: شادی حسن‌پور
آیا تا به حال احساس کرده‌اید که کارایی زیادی در محل کار ندارید؟ آیا عواملی در محل کارتان وجود دارند که کارایی‌تان را از بین می‌‌برند اما شما حتی از وجود آنها خبر ندارید؟
به نظر می‌‌رسد که مشغله بسیار زیادی در طول روز دارید. اما چقدر فرصت می‌‌کنید به کارهای مهمتان برسید؟ شاید نه خیلی. کارآفرینان آمریکایی که متوجه سطح پایین کارایی کارمندانشان شده‌اند، تحقیقاتی در این زمینه انجام داده‌اند که نتایج حیرت‌آوری به همراه داشته است.
کارمندان امروزی بیش از هر زمان دیگری وقتشان را هدر می‌‌دهند و این موضوع افت شدیدی در میزان سود و بهره‌وری کارفرما دارد.
یک کارمند معمولی در هر روز حدود سه ساعت از وقت مفید خود را صرف کارهای غیرضروری و غیرمرتبط به کار می‌‌کند. این زمان، سه برابر چیزی است که کارفرمایان انتظارش را دارند و چیزی حدود 759 میلیارد دلار در سال به کسب‌وکارهای مختلف ضرر زده است. اما انگار دارد بدتر هم میشود.
بر اساس گزارشی که سایت Salary.com در سال جاری منتشر کرده است، حدود چهار درصد کارمندان اعتراف کرده‌اند که حدود نیمی از ساعات کاری‌شان را صرف چیزی می‌‌کنند که هیچ ارتباطی به کارشان ندارد. خب مردم دارند در محل کارشان چه کار می‌‌کنند؟
ما چگونه وقت خود را سپری می‌‌کنیم؟
بر اساس آمار، 64 درصد کارمندان در طول ساعات کاری از اینترنت برای کارهای شخصی استفاده می‌‌کنند و 50 درصد آنها، تماس‌های شخصی تلفنی می‌گیرند یا پیامک می‌‌فرستند. حدود 60 درصد کارمندان اعتراف می‌‌کنند در زمانی که باید کار کنند، مشغول خرید‌های اینترنتی‌شان میشوند و حتی برخی از آنها به بازی‌های کامپیوتری می‌‌پردازند.
اما استفاده شخصی از زمان کاری تنها عامل هدررفتی نیست که روی کسب‌وکارها تاثیر می‌‌گذارد؛ در ادامه با عوامل دیگری آشنا می‌شویم که باعث کاهش کارایی و عملکرد کارمندان میشوند:
- شایعه، 42 درصد
- تعامل اجتماعی با کارمندان رده بالا، 32 درصد
- خوردن تنقلات و میان‌وعده، 27 درصد
- قرارهای ملاقات، 23 درصد
- عوامل پرت‌کننده حواس در محل کار، 24 درصد
عوامل هدررفت زمان چقدر هزینه‌بردار هستند؟
برای آسیب‌رساندن به منافع شرکت نیازی نیست که به اندازه آمار و ارقام بالا وقت هدر دهیم. آیا می‌دانید همان زمان‌های کوتاهی که دست از کارکردن می‌‌کشید، چه هزینه‌ای به شرکت وارد می‌‌کند؟
بر اساس بازی آنلاین آرایشی یک گزارش، اگر هر کارمند در ایالات متحده آمریکا فقط 36 ثانیه وقت هدر دهد، در سال مبلغ باورنکردنی 120484000 دلار ضرر مالی ایجاد میشود! حالا فقط کافی است معادله‌ای طراحی کنید و ببینید که اگر چند دقیقه یا حتی چند ساعت در روز کار نکنید، چه مقدار به عملکرد کاری کشورتان ضرر می‌‌زنید.
چطور این عادت حواس‌پرتی را کنار بگذاریم.
هر چقدر هم که با وجدان عمل کنید، باز هم باید نگاهی به برنامه روتین خود بیندازید و ببینید که چه مقدار از کاری را که بر عهده شماست، انجام می‌‌دهید. عوامل هدررفت زمان احتمالی رایج و چند راه حل ساده برای آنها را در ادامه ببینید:
1- شایعه‌های معمول در ادارات
گرفتارنشدن در دام این شایعه‌ها کار بسیار سختی است، اما آمار و ارقام نشان می‌‌دهند که شایعه‌پردازی، زمان زیادی را از وقت کاری کارمندان می‌‌گیرد. ساده‌ترین راه حل این است که وقتی بحثی در مورد یک شایعه در حال انجام است، از آن فاصله بگیرید.
2- اجتماعی‌بودن
گفت‌وگوهای دوستانه را به زمان ناهار و میان‌وعده محدود کنید.
3- حواس‌پرتی ناشی از همکاران پرسروصدا
اگر سروصدای یک یا چند نفر از همکارانتان به شما اجازه کارکردن نمی‌‌دهد، از هدفون‌های عایق صدا استفاده کنید یا از مدیرتان بخواهید که شما را به بخش دیگری منتقل کند.
4- اینترنت
کلا در محل کار اینترنت را کنار بگذارید، مگر آنکه برای انجام‌دادن وظایفتان به آن نیاز داشته باشید.
5- ای‌میل
جست‌وجو و بررسی ده‌ها ای‌میلی که روزانه برای شما ارسال میشود، واقعا کار زمان‌بری است. به جای اینکه بخواهید تک‌تک ای‌میل‌ها را باز کنید، بخوانید و پاسخ دهید، هر روز زمان مشخصی را برای مکاتبات غیررسمی کنار بگذارید. یک توصیه دیگر: فقط پیام‌های مهم را بخوانید، از بقیه رد شوید.
6- قرارهای ملاقات
اگر قرارهای ملاقات، وقت و کارایی شما را از بین می‌‌برند، باید آنهایی را که غیرضروری هستند، کنار بگذارید. اگر واقعا نیازی به حضور شما در یک جلسه نیست، در آن حضور پیدا نکنید و زمانی که باید در جلسه‌ای حضور داشته باشید، سعی کنید بحث را به بیراهه نکشانید. اگر کاری کنید که همه موضوع موردنظر را دنبال کنند، می‌توانید از هدررفت مقدار بسیار زیادی زمان در جلسات گوناگون جلوگیری کنید.
- تنقلات و میان‌وعده‌ها
همه هر از گاهی به استراحت نیاز دارند، اما سعی کنید زمان‌های استراحت خود را به دو سه بازه چنددقیقه‌ای (کوتاه) در روز محدود کنید.
شاید انجام‌دادن کامل فهرست برنامه‌های روزانه‌تان غیرممکن به نظر برسد، اما اگر بتوانید عواملی را که زمانتان را می‌‌بلعند، کنار بگذارید، متوجه خواهید شد که ساعات کاری‌تان به شکلی روان‌تر سپری میشود و به چیزهای خیلی بیشتری دست پیدا می‌‌کنید.